高效能的時(shí)間管理與溝通技巧

高效能的時(shí)間管理與溝通技巧

課程背景：

人生最寶貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)：一項(xiàng)是頭腦，一項(xiàng)是時(shí)間。時(shí)間管理水平高低，將決定管理者工作的成敗。時(shí)間運(yùn)用的效率決定生命的品質(zhì)！善于安排利用時(shí)間的人，時(shí)間自如、工作輕松、生活有序、忙而不亂。

現(xiàn)實(shí)工作中，有些管理者越來越忙，各種會(huì)議、應(yīng)酬應(yīng)接不暇，有時(shí)甚至已經(jīng)力不從心，疲憊不堪！與此同時(shí)，在上級(jí)的“保姆式”襁褓之下，員工越來越像“嬰兒”，責(zé)任心卻越來越差，缺乏工作動(dòng)力，導(dǎo)致整個(gè)部門工作效率日漸低下。因此，如何進(jìn)行系統(tǒng)的高效時(shí)間管理已經(jīng)成為現(xiàn)代管理者的必修課程。

時(shí)間管理并不是要把所有事情做完，而是要在合理的時(shí)間做合適的事情，以期取得最佳的工作價(jià)值。卓越的管理者能夠使團(tuán)隊(duì)的每一位成員在工作時(shí)間分配上保持協(xié)調(diào)性和一致性，能夠把“個(gè)人時(shí)間管理”變成“組織時(shí)間管理”.而這背后考驗(yàn)的就是管理者的高效執(zhí)行力和溝通力. 管理者溝通意識(shí)、溝通水平的高低就成為關(guān)乎企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)好壞的一個(gè)關(guān)鍵因素。通過建立良好的溝通機(jī)制、營(yíng)造健康的溝通氛圍提升管理者的溝通能力，對(duì)提高管理績(jī)效、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，良好的溝通能力是中層管理者獲取事業(yè)成功必備的基本功。

本課程將從溝通的前提和基礎(chǔ)，即心態(tài)和行為入手，分享管理者在日常管理中對(duì)上、對(duì)下、對(duì)平級(jí)的溝通策略；通過學(xué)習(xí)與時(shí)間管理的理念和工具方法，深度揭示時(shí)間管理的常見障礙及如何克服這些障礙的技巧.通過本課程的學(xué)習(xí)，將使管理者更有效的運(yùn)用溝通工具去達(dá)成雙贏關(guān)系，共同取得最優(yōu)結(jié)果。幫助管理者最大限度地利用時(shí)間，并由此提升個(gè)人和組織的工作效率和有效性。

課程收益：

● 掌握實(shí)用有效的時(shí)間管理方法和技巧，妥善安排工作優(yōu)先順序, 提高工作效率。

● 減少工作中的時(shí)間浪費(fèi)，改變拖延習(xí)慣，排除干擾因素。

● 養(yǎng)成日清事畢, 主動(dòng)向前推進(jìn)工作的習(xí)慣，最有效的利用時(shí)間。

● 掌握同理心、積極傾聽等自我管理溝通的關(guān)鍵心態(tài)和行為。

● 訓(xùn)練并掌握與上級(jí)、下級(jí)和平級(jí)的高品質(zhì)管理溝通策略及技巧。

● 掌握與不同風(fēng)格的對(duì)象如何溝通，提升在工作情境下的溝通品質(zhì)。

課程時(shí)間：2天，6小時(shí)/天

課程對(duì)象：企業(yè)中層管理者/基層管理者/儲(chǔ)備管理人員(管培生)為主。

課程方式：講師講授60%，學(xué)員互動(dòng)40%（案例討論+行動(dòng)學(xué)習(xí)+角色扮演+視頻教學(xué)

          +情景模擬）

課程大綱

第一講：傳統(tǒng)時(shí)間管理方法論的局限性

(導(dǎo)入)視頻欣賞：時(shí)間都去哪兒了？

一、時(shí)間管理的三大原則

1. 供給固定無彈性，無法開源

2. 消費(fèi)永遠(yuǎn)一次性，無法節(jié)流

3. 資源不可替代性，無力挽回

思考：有效的管理者與常人在時(shí)間管理方面有何不同？

二、傳統(tǒng)時(shí)間管理局限性

1. 第一代時(shí)間管理：便利貼式

2. 第二代時(shí)間管理：日程表式

3. 第三代時(shí)間管理：四象限時(shí)間管理

1). 第一象限:救火象限，長(zhǎng)期處于第一象限會(huì)讓人筋疲力盡

2). 第二象限:質(zhì)量象限，決定了工作與生活的質(zhì)量，要長(zhǎng)期堅(jiān)持做

3). 第三象限:浪費(fèi)象限，在工作中偶爾有表現(xiàn)，就有人提醒你

4). 第四象限:蒙蔽象限，感覺非常充實(shí)，其實(shí)是在做不重要的事情

弊端：傳統(tǒng)時(shí)間管理更偏重于個(gè)人事務(wù)管理,讓人焦急成癮

第二講：時(shí)間回顧法找出原因

案例分享：左廠長(zhǎng)的工作日志

一、即時(shí)記錄法——真實(shí)準(zhǔn)確貴在堅(jiān)持

1. 隨時(shí)記錄自己的時(shí)間消耗情況，定期檢討，保障時(shí)間記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性

2. 記錄了，才知道自己在哪些事情上拖延、效率低，才能提高效率

3. 加強(qiáng)自己預(yù)估時(shí)間的能力，避免不能按時(shí)完成任務(wù)時(shí)的焦慮和自責(zé)

4. 提升自己的思維能力和自省能力

二、柳比歇夫法——分析反饋消除浪費(fèi)

1. 運(yùn)用任務(wù)表的方式記錄時(shí)間的耗費(fèi)情況，對(duì)每周記錄的時(shí)間進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)

2. 分析對(duì)照,找出浪費(fèi)時(shí)間的因素，根據(jù)分析結(jié)果,制訂消除浪費(fèi)的改善計(jì)劃

3. 對(duì)使用過的時(shí)間進(jìn)行分析，能夠直觀地了解自己的時(shí)間使用情況

4. 合理地管理時(shí)間，把每一分鐘都用在刀刃上，使其發(fā)揮最大的價(jià)值

第三講：時(shí)間平衡法合理排序

一、第四代時(shí)間管理—要事第一法：輕重緩急合理排序

與偉人對(duì)話：柯維的故事

1. 角色的平衡就是保持個(gè)人的產(chǎn)能與產(chǎn)出平衡

2. 看清楚前進(jìn)的方向，真正去做有效益的事情

3. 制定時(shí)間計(jì)劃表，堅(jiān)決執(zhí)行，處理工作的合理順序

4. 簡(jiǎn)化生活，減少在不重要事情上花費(fèi)的時(shí)間

5. 提高效率，把你所有的精力，都用在最重要的決策上

二、巧用第五代時(shí)間管控表，有效地將個(gè)人時(shí)間變?yōu)榻M織時(shí)間

1. 時(shí)間管理工具：第五代時(shí)間管控表的使用方法

2. 時(shí)間管理模板：SCRUM視覺看板在組織中的有效應(yīng)用

第四講：時(shí)間聚焦法提高效率

一、切西瓜法——工作與生活的平衡

1. 區(qū)分法則：工作是實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的手段，家庭是我們心靈的港灣

2. 平衡法則：在工作和生活上投入的時(shí)間量分配平衡，在工作和生活角色中投入程度平衡，

  關(guān)于生活和工作的滿意度平衡

自我檢測(cè)：職場(chǎng)人士每年時(shí)間的分配

二、聚光規(guī)則法——專心致志敢于說”不”

1. 帕累托原則（二八定律）：20%的時(shí)間投入換來了80%的高效成果

2. 目標(biāo)聚焦原則：把時(shí)間花費(fèi)在對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)最重要的事情上

3. “時(shí)間區(qū)塊鏈”原則：時(shí)間要安排成整塊的，將事務(wù)分類，集中時(shí)間聚焦重要目標(biāo)上

4. 排除干擾源，敢于說“不”

1).列出干擾因素并分類：突發(fā)性干擾，拖延性干擾

2).對(duì)干擾因素進(jìn)行排序，找出前三位的干擾因素,羅列后果,尋求對(duì)策

3). 對(duì)突發(fā)性事件學(xué)會(huì)說“不”，可以減少別人的打擾，專注于真正重要工作

案例分享：華為工作法

第五講：管理溝通基礎(chǔ)與技巧

一、溝通定義—尊重信任理解合作

1. 溝通三類：人際溝通、管理溝通、商務(wù)溝通

2. 管理溝通三性：針對(duì)性、目標(biāo)性、績(jī)效性

3. 管理溝通不只是信息的傳遞，還是情感、思想的交流

二、馬斯洛需求層次理論在管理中的應(yīng)用

1. 滿足對(duì)方尚未滿足的需求，溝通之路會(huì)變得順暢

溝通工具：團(tuán)隊(duì)成員分析表

2. 每個(gè)人都希望融人社會(huì)，每個(gè)人都需要關(guān)愛

情景演練：建立常態(tài)化的情感溝通系統(tǒng)，建立工作之外的團(tuán)隊(duì)情感紐帶

3. 每個(gè)人都有被尊重的權(quán)利，每個(gè)人都有尊重別人的義務(wù)

4. 解決下屬情感問題，找到動(dòng)機(jī)是說服力高低的關(guān)鍵

三：自我管理溝通技巧(“三心二意“)

1. 堅(jiān)守“三心”

1).同理之心 —設(shè)身處地將心比心

2).委婉之心 —太極神掌柔能克剛

3).喜悅之心 —正面境界積極格局

2. 表達(dá) “二意”

1).傾聽之意 —發(fā)現(xiàn)根源澄清假設(shè)

2).體態(tài)之意 —此刻無聲勝于有聲

現(xiàn)場(chǎng)練習(xí)：A.B角扮演

第六講：向上管理溝通技巧

一、匯報(bào)工作—爭(zhēng)取上級(jí)反思自己

1. 先說結(jié)果，后說過程，不論這個(gè)結(jié)果是好還是壞

2. 清晰的匯報(bào)結(jié)構(gòu)：背景說明、深入分析、解決方案

3. 匯報(bào)結(jié)論和中心思想，抓住重點(diǎn)，清晰、有條理

4. 信息太多時(shí)，將內(nèi)容分類并按一定的邏輯順序進(jìn)行匯報(bào)

二、接受任務(wù)—理解意圖不找借口

1. 認(rèn)真傾聽，并對(duì)指令要點(diǎn)作好記錄

2. 把所記錄的要點(diǎn)和重點(diǎn)復(fù)述一遍，讓上司給予澄清和確認(rèn)

3. 明確三個(gè)問題：指令目標(biāo)要求是什么？指令的依據(jù)是什么？上司有何思路？

三、提出建議—準(zhǔn)備周全尊重上級(jí)

1. 靈活運(yùn)用各種類型的建議，給上司留有“補(bǔ)充”的機(jī)會(huì)

2. 不能傷害上司的自尊心，不能剝奪上司的選擇權(quán)

3. 強(qiáng)調(diào)自己的意見或想法，容易讓上司產(chǎn)生反感，影響雙方的互信

4. 建議的類型：征求性建議、誘導(dǎo)性建議、選擇性建議、類比性的建議

第七講：向下管理溝通技巧

一、布置工作—明確傳達(dá)激發(fā)信心

1. 不要想當(dāng)然地認(rèn)為下級(jí)都清楚，不要認(rèn)為經(jīng)驗(yàn)就是常識(shí)，不要惜字如金，要交代清楚

2. 明確負(fù)責(zé)人，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和要求，明確完成的時(shí)間和進(jìn)度

3. 及時(shí)了解下屬的困難和需求

二、績(jī)效面談—著眼改進(jìn)重在共識(shí)

1. 雙方都需要做好準(zhǔn)備，要對(duì)績(jī)效面談設(shè)置統(tǒng)一的流程和要求

2. 既要對(duì)績(jī)效表現(xiàn)良好的結(jié)果和行為提出肯定，也要對(duì)績(jī)效不佳的結(jié)果和行為進(jìn)行分析和總結(jié)

3. 與員工一起樹立一個(gè)挑戰(zhàn)性的目標(biāo)，幫助下級(jí)提出具體的改進(jìn)措施，以積極的語言來結(jié)束績(jī)效面談

4. 掃除員工低沉的情緒，幫助員工釋放壓力，找到正確的方法

三、批評(píng)下屬—指明問題找出原因

1. 批評(píng)員工前，先對(duì)成績(jī)和工作提出肯定和表揚(yáng)

2. 從贊揚(yáng)開始，以忠告結(jié)束，問題解決了，感情也沒傷

3. 控制好情緒，切忌任性而為，不能發(fā)脾氣

4. 注意語氣和措辭，不使用帶有侮辱性、攻擊性、詆毀性的語言

5. 有理有據(jù)，尊重事實(shí)，使對(duì)方信服

案例分析與討論：老田與小馬的故事

第八講：平級(jí)管理溝通技巧

一、尋求支持—欲先取之必先予之

1. 溝通的效果取決于非職權(quán)影響力，對(duì)方接受看法及行為模式的程度

2. 部門壁壘的深層次根源是雙贏意識(shí)的缺失

3. 沒有理所當(dāng)然，對(duì)方配合是情誼，不配合是情理

4. 拉近彼此的心理距離，營(yíng)造良好的溝通氛圍

二、化解沖突—消滅萌芽克己雙贏

1. 雙方既是對(duì)手又是朋友，合作是一種最明智的競(jìng)爭(zhēng)策略

2. 要滿足自己的需要，就要首先滿足他人的需要

3. 走出自己的世界，嘗試傾聽對(duì)方的“道理”

4. 傾聽不代表接受，而是理解對(duì)方的感受，積極地回應(yīng)對(duì)方